¿Qué es gestión de eventos?

Cuando se planea una evento, ya sea este social, corporativo, público, etc. siempre se busca que aquel se celebre a lo grande, y cuando esto es así, contar con un organizador es clave, o en todo caso, con alguien que separa todo para gestionarlo como se espera. En esta nota te contamos más sobre lo que es gestión de eventos y sus fases de la planificación.

¿Qué es gestión de eventos?

Es el proceso mediante el cual se diseña, produce y planifica eventos, ya sean estos pequeños, como un baby shower o un cumpleaños; o grandes, como un congreso, una feria, etc. Aunque muchos crean que la gestión de eventos solo requiera creatividad, y tener una buena cartera de contactos para tener a los mejores proveedores, hay mucho más detrás.

Así, por ejemplo, implica, la gestión de un presupuesto, la tramitación de permisos necesarios para su desarrollo, entre otros. Por lo mismo, generalmente, detrás de un evento, al menos de los más grandes, suele existir un equipo humano que se complementa para llegar los resultados esperados.

fases de planificación de eventos

Fases de la planificación de un evento

Se puede decir que existen 4 fases para planificar un evento exitoso, estas son:

  1. Definir una estrategia

De esa forma se trazan los objetivos del evento y lo que se debe hacer para alcanzarlos. En esta primera etapa es importante ser conscientes de los recursos con los que se cuenta para poder realizar el evento; también es necesario definir al público al cual estará dirigido.

  1. Producir el evento

En la fase anterior ya se ha fijado el presupuesto y la línea que seguirá el evento, por lo que en esta segunda etapa hay que buscar a los mejores proveedores, entre ellos también la locación. Junto con lo anterior, hay que hacer la lista de invitados, y si es un evento grande, abierto al público, quizá buscar ponentes, patrocinadores, etc. En esta etapa será necesario además planificar el programa.

  1. Celebrar el evento

El trabajo de la gestión de eventos no se detiene en el punto anterior, sino que sigue el mismo día de la celebración. En este hay que velar porque todo lo programado se cumpla y porque se pueda resolver rápidamente cualquier inconveniente o imprevisto que pueda surgir.

  1. Evaluación

La última etapa de los eventos sociales consiste en devolver todo lo rentado a los proveedores, no obstante, cuando se trata de eventos público, hay más. En ese caso prosigue también una evaluación del evento para saber cuál es el retorno de inversión obtenido y descubrir si hay ganancias o pérdidas. 

 

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