¿Qué se necesita para calcular el presupuesto de eventos?

Calcular el presupuesto de eventos es un gran reto pues implica destinar la cantidad exacta de dinero para su realización y ello puede ser motivo de discusión con los clientes pues a menudo estos sueñan con tener el evento del año, sin tomar en cuenta los objetivos reales de su empresa,

Tenga en cuenta estas cinco preguntas antes de empezar:

1-¿Cuál es la fecha y la ubicación proyectada para su evento?
2- ¿Cuántos invitados asistirán al evento?
3- ¿Cuál es su presupuesto por persona?
4- ¿Cuáles son 3 elementos imprescindibles para su evento?
5- ¿Qué 3 cosas que no quieres en su evento?

Ahora empecemos con la lista de lo más importante para iniciar su presupuesto para eventos

Preste atención a todo

Lo primordial es realizar un presupuesto detallado, en el que estén de acuerdo usted y su cliente, para no sobrepasar los gastos. Puede utilizar Excel o un programa básico de cálculos útiles que le sirven de apoyo. Puede enumerar las siguientes categorías.

● Ítem (partidas)
● Gastos proyectados
● Gasto real
● Detalles

Luego tenga en cuenta lo siguientes puntos

1. Rastrear los costos de alquiler del sitio.
2. Estimar los costos de catering.
3. Cargos de transporte de documentos.
4. Añade gastos de decoración.
5. Documentar las tarifas de entretenimiento, musicalización y equipo.
6. Resuma los cargos de impresión.
7. Línea de artículos para regalos.
8. Identifique los gastos de actividades.
9. Defina una categoría como un fondo de contingencia.
10. Resuma los gastos proyectados.
11. Resuma los gastos reales.

Recorte su presupuesto de eventos

Pocas veces se puede trabajar con presupuesto ilimitado, muchas veces tendrá que definir o analizar en qué debe gastar menos, y cuál será el momento que de mejor impresión a los clientes o asistentes. Un buen planificador puede renegociar o reducir gastos que los asistentes ni se percatarán.

Limite su servicio de bar

Si su evento es de gran magnitud, querrá lucirse con un bar abierto. Pero debe ajustar el presupuesto. Le aconsejamos que trabaje con tickets, así no se excederá en costos. Les puede obsequiar un para a cada invitado, finalizada la primera ronda podrán comprar al barman a partir de la segunda bebida. Con esta opción controlará sus gastos.

Tenga cuidado con los aperitivos

Los aperitivos suelen ser bastantes costosos, según la guía estándar es para servir 3-5 piezas por persona para una recepción antes de la cena y 10-15 piezas por persona para las comidas.Para reducir estos gastos puede servir, salsas con pan o papas fritas, y refrigerios de cóctel como la mezcla de quesos y nueces. Para los postres puede tener en cuenta, las galletas o los brownies (cortados en mitades), que son bastante económicos.

Finalmente revise nuevamente el presupuesto de su evento para que pueda cumplir con todo lo programado y recuerde que puede elegir al Centro de Convenciones Scencia puesto que sus instalaciones se adaptan a eventos corporativos, sociales  y culturales. Además, dispone de espacios publicitarios, estacionamientos, valet parking, camerinos y catering.

 

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