Logística para organizar un evento: ¿Por qué es importante?

La logística para organizar un evento es una técnica que no se puede ignorar si se quiere que aquel sea exitoso, ya que con ella se logrará satisfacer a quienes asistan a este. Gracias a la logística es posible contar con los medios necesarios para que lo que se haya planeado resulte tal cual se ideó; además sin ella, no se podría hacer un uso eficiente de los recursos asignados.

Logística para organizar un evento: ¿Cuáles son sus etapas?

tener en claro el tipo de evento

Identificar el tipo evento que se realizará

Se trata de definir no sólo qué tipo de evento se realizará (si una feria, conferencia, cena de gala, etc.), sino también otros aspectos como: la fecha de su celebración, la mejor locación para realizarlo, el perfil del público que convocará, entre otros datos. En esta parte de la logística del evento, también se evalúa a los potenciales patrocinadores a los que se convocará para obtener el financiamiento que se necesite.

Reconocer los objetivos del evento

En la planificación de cualquier evento es necesario tener en claro los objetivos de su realización. De esa manera se podrán trazar métricas medibles. Estas serán un material útil que se podrá compartir después con los patrocinadores y con los futuros patrocinadores del próximo evento. Sin objetivos trazados y métricas, no se puede tener la certeza de si la organización tuvo éxito o no.

Organizar el evento

En esta etapa de la logística del evento, no solo es importante la elección de la locación o de los demás proveedores, sino también la planificación de las actividades que se realizarán el tiempo que dure este. Es importante pautar bien el cronograma del evento y respetar los tiempos de cada actividad en pro de satisfacer a los asistentes.

Iniciar el montaje del evento

Es necesario tener en claro la distribución de todo lo que se presentará en el evento y hacer el montaje respectivo. Del mismo modo también se debe hacer lo propio con el personal que trabajará los días en que este tenga vigencia.

Trabajar en la ejecución del evento

Esta es la realización del evento propiamente dicho, en la que se debe respetar todo lo planeado con anterioridad. Los encargados de la supervisión del evento deben velar porque no existan contratiempos y si se diera un imprevisto deben saber resolverlo, para lo cual deben haber planeado medidas de contingencia.

A continuación, les compartimos un video para que puedan complementar la información sobre cómo encargarse de la logística para organizar un evento:

Luego de la fase anterior de la logística para organizar un evento,  continúa el desmontaje del evento, en esta es importante revisar todo para ser devuelto a los proveedores en el mismo estado en que fueron entregados. Posteriormente, viene la fase de evaluación del evento, en la cual se evalúan los resultados para saber si se cumplieron los objetivos, si el evento fue rentable, etc.

 

 

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