¿Cómo hacer un programa de eventos?

Si es la primera vez que estás a cargo de organizar un evento, es probable que no sepas o tengas dudas sobre cómo hacer un programa de eventos, por esta razón, aquí te contamos cuáles son los pasos que te serán de ayuda.

¿Qué es un programa de eventos?

Cuando organizas un evento hay una serie de actividades que se llevarán a cabo, pues en un programa se pueden organizar todas ellas para que el público pueda conocer en qué momento se darán, en qué lugar, etc. Hay algunos programas de eventos que pueden ser más complejos que otros, por ejemplo, en una feria, puede que exista más de un auditorio o sala de conferencias y pueden llevarse a cabo muchas actividades a la misma hora.

¿Cómo hacer un programa de eventos?

Primero que nada, ten en cuenta la identidad del evento al momento de crear el programa; es decir, por ejemplo, el FIL Lima tiene un logo y una gama de colores que siempre se usa y tu evento también debe tenerlo. Si el evento tiene patrocinadores, también debes considerar el diseño del programa para poder incluirlas en él.

Una vez que has definido la línea gráfica de tu programa, haz una lista de todo lo que se ha programado para aquel. Puedes hacerlo según fechas y horarios, para mantener el orden, pero establece jerarquías visuales, para llamar la atención sobre los puntos importantes o centrales del evento.

Cuando tengas el primer borrador de tu programa, envíalo al equipo de diseño para que se encargue del resto; recuerda establecer plazos de entrega y de aprobación del modelo de programa. Debes revisarlo a detalle para evitar errores.

Algunos datos que tampoco deben faltar en tu programa de eventos son:

  •         El nombre de tu evento, dónde se realizará y la fecha.
  •         El horario de lo que se realizará cada día.
  •         Un mapa del lugar, en especial cuando se trate de una feria, una convención o similares.
  •         La marca de tu evento, su cuenta en redes sociales, el hashtag que tendrá para hacerle seguimiento, etc.

En el programa de eventos también pueden ir los anuncios de tus patrocinadores, si los lograste conseguir. Otros datos opcionales son una sección de preguntas y respuestas, biografía de oradores, etc. En realidad, la información adicional va a depender del formato en el que entregues el programa. Recuerda también entregar el folleto físico, a los asistentes en cuanto lleguen al evento.

 

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